כולם עובדים היום מהר, דיגיטלית, ובעיקר מהטלפון.
חתימה דיגיטלית זה לא כלי שנחמד שיהיה, אלא כלי הכרחי שמקצר תהליכים, מונע בלאגן עם מסמכים, ומאפשר ללקוחות לחתום בקלות ובמהירות על מסמך בלי לשלוח קבצי PDF (או word, רחמנא ליצלן), שלא תמיד ניתן לחתום עליהם בקלות.
בואו נדבר על למה חשוב שיהיה לכל עסק שמחתים על חוזים, הסכמים או הצעות מחיר חתימה דיגיטלית, אין מבצעים את זה בפועל, מה ההבדל בין סוגי מערכות חתימה דיגיטלית, וללמה בחרנו ב-Easy2sign כמערכת שלנו.
ניתן לכם קצת תשובות מפורטות, כולל מדריך מפורט לשימוש במערכת.
מהי חתימה דיגיטלית ולמה עסקים חייבים אותה?
חתימה דיגיטלית היא דרך חוקית ומאובטחת לחתום על מסמכים באופן אלקטרוני, בלי להדפיס, לסרוק או לשלוח פיזית.
בפועל, חתימה דיגיטלית מאפשרת:
-
חתימה קלה ומהירה על מסמכים מכל מכשיר (מחשב / טאבלט / נייד)
-
שליחת מסמכים לחתימה בלחיצת כפתור
-
תיעוד מלא של תהליך החתימה
-
חיסכון משמעותי בזמן ובעלויות תפעול
- הצגה מקצועית של העסק כבר בשלבים הראשונים: חתימה דיגיטלית תורמת למוניטין מקצועי, מסודר וטכנולוגי. יש לכך ערך ומוסיף מאוד לחוויית הלקוח שלכם עוד לפני שבכלל סגרתם עסקה.
עסקים שעובדים בלי מערכת חתימה דיגיטלית מבזבזים שעות יקרות על רדיפה אחרי חתימות, טעויות בגרסאות מסמכים והתמודדות עם אתגרים טכנים מאחר שלא תמיד ניתן לחתום על קבצי PDF, וכל אלו גורמים לעיכובים מיותרים בתהליכים.
איך עושים חתימה דיגיטלית? שלב אחר שלב
אז איך עושים חתימה דיגיטלית בפועל?
ראשית, מתחילים בבחירת הספק. יש כיום כמה אופציות בולטות בתחום, ואנחנו במזכירשת בחרנו ב-Easy2sign כספק המוביל שלנו.
למה בחרנו דווקא במערכת Easy2Sign?
יש לא מעט מערכות חתימה דיגיטלית בשוק, אבל אנו במזכירשת בחרנו ב- Easy2Sign מכמה סיבות טובות:
✔ מערכת ישראלית
תמיכה בעברית, התאמה לרגולציה מקומית והבנה של צרכי עסקים בישראל.
✔ שימוש פשוט וידידותי
לא צריך ידע טכני, לא הטמעה מורכבת ולא הדרכות ארוכות.
✔ מתאימה ללקוחות מכל הסוגים
גם לקוחות פחות טכנולוגיים מצליחים לחתום בקלות.
✔ ניהול מסמכים במקום אחד
מעקב ברור אחרי סטטוס חתימות, מסמכים פתוחים וחתומים.
✔ חיסכון אמיתי בזמן
פחות מיילים, פחות תזכורות, פחות כאב ראש.
✔ עלויות נוחות מאוד בהשוואה למתחרים
גם בכמויות מסמכים גדולות מאוד.
כחלק מהעבודה המשותפת שלנו עם easy2sign, דאגנו לקוראים שלנו לקוד קופון הנחה לשימוש בחודש הראשון במערכת!
לשימוש בקוד הקופון שלנו, הכניסו את הקוד first11 במעמד הרכישה באתר ותהנו מ-10% הנחה לכל תוכנית שתרכשו דרך האתר או ישירות מול נציגי החברה.
שימו לב שניתן לרכוש גם מנוי בתשלום שנתי, כדי לקבל הצעה בתנאים נוחים ניתן לפנות דרך צור קשר באתר easy2sign או בטלפון 074-7691306.
וכן, ניתן להשתמש בקוד הקופון שלנו גם במסגרת המנוי השנתי בתיאום מראש עם החברה, מה שיכול לחסוך לכם לא מעט כסף!
אז איך עושים חתימה דיגיטלית? מתחילים בתבנית הראשונה
אז אחרי שבחרתם את הספק, הגיע הזמן לבנות את התבנית הראשונה שלכם!
תבנית היא בעצם חוזה קבוע שתרצו לשלוח לכל הלקוחות כפי שהוא, עם מקום למלא את הפרטים האישיים שלהם ולחתום.
באמצעות Easy2sign לחתימה דיגיטלית ניתן לעשות זאת ללא הגבלת תבניות באף אחת מהתוכניות בתשלום.
אנו נסביר זאת לפי התהליך במערכת Easy2sign, אבל התהליך מאוד דומה בכל ספק שתבחרו לעבוד איתו.
התהליך במערכת כמו Easy2Sign פשוט וברור:
לאחר שנרשמתם ופתחתם חשבון במערכת, הסדרתם תשלום למסלול שבו אתם מעוניינים ואימתם את כתובת המייל שלכם, הגיע הזמן ליצור את התבנית הראשונה שלכם! כך יוצרים חתימה דיגיטלית שלב אחר שלב:
שלב 1: העלאת מסמך לתבנית חדשה
היכנסו בתפריט מצד ימין לעמוד התבניות, והעלו למערכת קובץ PDF (חוזה, טופס, הצעת מחיר וכו').
לאחר מכן, תנו שם למסמך ובחרו את קובץ ה-PDF שתרצו להעלות.
שימו לב שבדומה למרבית המערכות בתחום הזה, ניתן להעלות קובץ PDF בלבד ולא קובץ WORD.
אם יש לכם קובץ וורד, אתם יכולים לשמור אותו בפורמט PDF כבר במעמד השמירה של המסמך במחשב. כאשר אתם שומרים את המסמך, לחצו על שורת סוג הקובץ מתחת לשם הקובץ ובחרו ב-PDF:
לאחר מכן, המשיכו במערכת כרגיל, תנו שם לתבנית שלכם והעלו את קובץ ה-PDF שזה עתה יצרתם.
שימו לב שברירת המחדל של המערכת היא דף לאורך בפורמט A4, ואם תרצו לשנות את זה, יש לבחור את האופציה הרלוונטית לפני שממשיכים לשלב הבא.
שלב 2 – הגדרת אזורי חתימה
מסמנים במסמך:
-
איפה החותם צריך לחתום
-
האם יש שדות טקסט למילוי
-
תאריך, שם מלא, ת.ז וכו'
את השדות הרלוונטיים אתם בוחרים פעם אחת וגוררים אותם למקום המתאים להם על גבי המסמך.
שלב 3: שליחת המסמך לחתימה
לאחר מכן, לחצו על המשך בצד שמאל, והמשיכו להגדרות המסמך בשלב הבא:
במסך הזה ניתן לקבוע את הגדרות המסמך שיישלח ללקוח, וניתן להשתמש בפיצ'רים השונים בהתאם לצורך והלקוח עצמו.
יש כמה אפשרויות שאפשר להשתמש בהן:
- ניתן לקבוע קוד סודי כך שרק מי שיש לו סיסמה יוכל לפתוח את המסמך.
- ניתן לנעול את המסמך אחרי כמה דקות כדי למנוע ממנו מלהישאר פתוח תמיד לחתימה חוזרת.
- ניתן להוסיף חתימת IP של המחשב של הנמען לצורכי מעקב.
- ניתן לשייך את המסמך לתיקייה, מה שיעזור לכם ליצור סדר פנימי אצלכם בחשבון ולוודא שהכל מתויק במקום הנכון.
שימו לב שבמסך הזה ניתן לשלוח את הקישור רק לאנשי קשר מסוימים, כאלה שברשימת אנשי הקשר שלכם או בקבוצה שהגדרתם מראש.
אם תרצו קישור חופשי ללא מען ספציפי, המשיכו לקרוא מטה להמשך המדריך.
ניתן להוסיף אנשי קשר מתוך המסך הזה, בלי לצאת למסך אחר ולעצור את תהליך הכנת המסמך, או לשלוח ישירות למייל של הנמען.
במסך הבא, ניתן לקבל קישור ישיר למסמך עבור הנמען הספציפי ולא קישור חופשי ללא נמען, ולשלוח ידנית או מהוואטסאפ.
וזהו!
נותר לכם רק לחתום.
שלב 4 – חתימה ואישור
הנמען חותם בצורה דיגיטלית, והמערכת מתעדת:
-
זמן חתימה
-
פרטי החותם
-
סטטוס המסמך
בסיום הנמען יכול להוריד העתק של החוזה, וגם אתם מקבלים עותק במייל וגם לחשבון שלכם בתוך המערכת.
לנוחותכם, מצורף גם סרטון של התהליך באופן קל ופשוט:
איך יוצרים קישור קבוע לשימוש ללא נמען ספציפי?
בצד שמאל למטה בעמוד הראשי, לחצו על הכפתור של הפעולות המהירות.
בחרו באפשרות "שליחת מסמך פתוח".
במסך הבא תוכלו להעלות קובץ חדש כדי ליצור ממנו קישור קבוע.
שימו לב: יש אפשרות למטה להשתמש בתבנית, אבל השימוש בתבנית מוביל אתכם לשלוח לנמען ספציפי ולא כקישור פתוח.
בחרו באפשרות להעלות קובץ חדש.
לאחר מכן, הוסיפו למסמך את כל השדות הדרושים.
במסך הבא, קבעו שם למסמך וכל פרט אחר שחשוב לכם. לא חייב לבחור באף אפשרות למעט שם המסמך.
זהו!
יש לכם קישור מוכן לשימוש בכל זמן בלי לשלוח אותו לנמען מסוים, כך תוכלו לשלוח את הקישור לכל מי שתרצו.
את אותו הקישור ניתן למצוא במועד מאוחר יותר בחלק התחתון של עמוד הבית, בלחיצה על "מסמך פתוח".
למי מערכת Easy2Sign מתאימה במיוחד?
-
עסקים קטנים ובינוניים
-
פרילנסרים
-
יועצים
-
מנהלי משרד
-
נותני שירות שעובדים עם חוזים והסכמים
-
עסקים שעובדים מרחוק או עם לקוחות מכל הארץ
קופון הנחה: שווה להישאר עד הסוף 👇
רוצים לנסות את המערכת ולא בטוחים אם זה המקום הנכון להוציא בו את הכסף שלכם? זו מחשבה לגיטימית ואחראית, ובדיוק בשביל זה סידרנו לכם קוד הנחה לשימוש בחודש הראשון במערכת!
⬇️
השתמשו בקוד הקופון שלנו first11 כדי לקבל 10% הנחה על החודש הראשון שלכם, בכל התוכניות באתר כולל בתוכנית שנתית!
⬆️
סיכום: חתימה דיגיטלית כחלק מניהול עסק חכם
אז אם אתם צריכים להחתים לקוחות על חוזים, אל תתפשרו על PDF או WORD ותתנו ללקוחות שלכם לשבור את הראש עם החתימה,
עבור לחתימה דיגיטלית ותעבדו מהר, טכנולוגי כמו מקצוענים.
מערכת כמו Easy2Sign מאפשרת:
-
לעבוד מהר יותר
-
להיראות מקצועיים יותר
-
ולשמור על סדר ושליטה במסמכים
שילוב נכון בתוך תהליכי העבודה בעסק שלכם הוא צעד קטן עם השפעה גדולה.
