במאמר זה נדון באתגרי ניהול העסק בעבודה מרחוק ובשאלה כיצד ניתן לטפל בתחושת הבידוד שלעיתים נוצרת בצוותים מרוחקים. נציע טיפים שימושיים לשיפור תחושת הקהילה והשייכות בין עובדים, כדי לשמור על יעילות ומוטיבציה גבוהה: פגישות וירטואליות קבועות, שימוש בכלים לשיתוף פעולה בזמן אמת, יצירת אירועים חברתיים וירטואליים, תמיכה והכוונה מתמדת, וגם למה חשוב לעשות זאת גם עם הפרילנסרים שמספקים לכם שירותי משרד במיקור חוץ, או כל שירות אחר כספק חיצוני.
בעידן בו ניהול משרד במיקור חוץ הוא פתרון מקובל ומבוקש בקרב עסקים, חשוב מאוד להבין איך למנוע תחושת בדידות בקרב בצוותים מרוחקים. המפתח להצלחה הוא ביצירת תחושת קהילה ושייכות שיכולה לשפר את המוטיבציה, הנאמנות והיעילות של העובדים. להלן כמה טיפים מעשיים לשיפור החוויה המשותפת בעבודה מרחוק, שמתמקדים בגישות שונות בנושא חיבור בין אנשי הצוות גם כשעובדים מרחוק.
טיפים שימושיים להפחתת תחושת הבדידות בעבודה מהבית
פגישות וירטואליות קבועות
הקפידו לקיים פגישות צוות קבועות באמצעות כלי וידאו. זה לא רק מסייע לעקוב אחר עבודת הצוות, אלא גם מאפשר לחברים לראות זה את זה ולשמור על קשר חברתי. במקום פגישות ארוכות ומעייפות, נסו לשמור על פגישות קצרות ויעילות שמשאירות מקום גם לדיבורים חברתיים קלילים. זו דרך אחת למנוע בדידות בעבודה מרחוק, כך שעובדים לא ישבו לבד עם עצמם מול המסך במשך ימים ארוכים. זה גם חלק משמעותי משמירה על יעילות בעבודה מרחוק, כך נשמרת מסגרת עבודה ובקרה על הנעשה מפעם לפעם.
שיתוף פעולה בזמן אמת
השתמשו בכלים לשיתוף פעולה בזמן אמת, כמו Google Docs או Microsoft Teams, כדי לאפשר לעובדים לראות ולערוך מסמכים במקביל. זה לא רק משפר את היעילות אלא גם מקדם תחושה של עבודה קבוצתית ומעורבות משותפת. כדאי לעשות זאת גם במשימות שדורשות דיבור של ממש, כך שעובד ידבר עם עובד אחר וזה יתרום להפחתת תחושת הבדידות בעבודה מהבית.
אירועים חברתיים וירטואליים
ארגנו אירועים חברתיים וירטואליים שמעודדים את העובדים להכיר אחד את השני מחוץ להקשר העבודתי. אירועים אלה יכולים להפחית את התחושה של בידוד ולחזק את הקשר האישי בין חברי הצוות. תוכלו לעשות זאת באמצעים טכנולוגים בלבד, למשל קוויזים או פעילויות וידאו מקוריות, ותוכלו גם לשלב את המפגשים עם אביזרים אמיתיים שתשלחו לעובדים עד הבית (למשל בחגים או באירועים מיוחדים).
תמיכה והכוונה מתמדת
ספקו תמיכה רגשית ומקצועית תדירה. חשוב למנות מנהל או מנטור שיעבוד עם כל חבר בצוות כדי לספק משוב והכוונה, ולעזור לו להתמודד עם אתגרי ניהול משרד במיקור חוץ. בצעו שיחות יומיות או שבועיות (בהתאם לצרכי העסק והעובדים), שמרו על קשר תמידי בצ'אט, שיחות טלפוניות או וידאו כדי שהעובד לא ירגיש שהוא לבדו במשך ימים שלמים. תמיד מומלץ גם לעבור הכשרה מסודרת בנושא מתן תמיכה נפשית לעובדים, כדי שלכל מנהל יהיו הכלים להתמודד עם סיטואציות כאלה.
ומה עושים כשיש צוות של פרילנסרים?
שלבו פרילנסרים באותה מידה שבה אתם משלבים עובדים קבועים, במידת האפשר על פי הצרכים, התקציב והיכולות של העסק, וכמובן על פי אופי היחסים שלכם איתם. כללו אותם בפגישות הצוות ובאירועים החברתיים של החברה, התייחסו ליום ההולדת שלהם או לאירועים מיוחדים אחרים בחייהם באופן מילולי או אפילו בשליחת מתנה, אם הדבר תואם את אופי היחסים שלכם איתם. שאלו אותם מדי פעם לשלומם, איך הם מסתדרים או כל שאלה אחרת שתוכלו לשאול כדי לשמור איתם על אינטראקציה טובה. נכון שמדובר בספק חיצוני ולא בעובד חברה מן המניין, אבל יצירת תחושת השייכות של הפרילנסרים תשפר את איכות העבודה ותקדם נאמנות לאורך זמן, ותתרום גם ליחסים שלכם איתם. כל אלו יתרמו בסופו של דבר ליעילות העסק ולאווירה הכללית ביניכם לבין הספק. האינטרס שלכם הוא לשמור לצדכם אנשי מקצוע טובים לאורך זמן, ואלו אחד מהכלים לעשות זאת, מלבד ענייני עבודה שוטפת.
סיכום
בעולם בו ניהול משרד במיקור חוץ הופך לשגרה, חיוני להבטיח שכל עובד, בין אם הוא חלק מהצוות הקבוע או פרילנסר, מרגיש חלק מקהילת העובדים של העסק. יצירת תחושת שייכות ומעורבות תורמת לשיפור היעילות והתוצאות הכוללות של העסק, ומאפשרת לכל עובד להרגיש חשוב ומוערך.
